店舗DXは何から始める？小さなお店がデジタル化する6つの順番

店舗DXとは、お店の仕事の流れをデジタルで組み直すこと

DXはデジタルトランスフォーメーションの略で、デジタルの道具を使って仕事のやり方そのものを変えることを指します。店舗DXは、それをお店の仕事に当てはめたものです。紙の予約台帳をアプリにする、手で書いていた売上表を自動で集計する、といった一つひとつの置き換えは、その入口にあたります。

大きな会社の話に聞こえるかもしれませんが、DXを急いで進めることが求められている点は、規模にかかわらず同じです(出典: IPA 情報処理推進機構「デジタルトランスフォーメーション(DX)」)。小さなお店では、店主やスタッフの時間がそのまま営業の力になるため、1つの作業が短くなるだけでも差が出ます。

表の上の段だけで止まると、アプリが増えただけで仕事は楽になりません。真ん中の「つなげる」まで考えておくと、二重入力や転記の手間が減り、下の段の「変える」に進めます。AIを使った仕事の見直し全体の考え方は中小企業のAI業務効率化の始め方にまとめています。

店舗DXを始める前に、今の仕事を書き出す

どの道具を入れるかを考える前に、お店の1日の仕事を書き出してください。道具から選ぶと、困っていない作業のために契約を増やしてしまうことがあります。書き出しておけば、どこから手をつけるかが自然に決まります。

1. 開店前、営業中、閉店後に分けて、毎日している作業を書き出す
2. 週に1回、月に1回の作業(発注、集計、請求、給与の計算など)も足す
3. 作業ごとに、だいたいかかっている時間と、担当している人を書く
4. 紙、電話、表計算、アプリなど、今使っている道具を書く
5. ミスや取りこぼしが起きたことのある作業に印をつける

書き出してみると、同じ情報を何度も書き写している作業が見つかることがよくあります。予約をノートに書き、来店したら会計の画面に打ち、月末に表計算へ写す、という流れです。こうした転記は、店舗DXでいちばん手をつけやすいところです。

店舗DXを進める6つの順番

書き出した仕事をもとに、次の順番で進めると、道具が増えすぎず、途中で止まりにくくなります。全部を一度にやる必要はありません。1段ずつ進めて、使い続けられることを確かめてから次に進んでください。

困りごとに順位をつける

順位は「かかっている時間」「ミスが起きたときの影響」「取りこぼしているお客さま」の3つで考えると決めやすくなります。たとえば、電話の予約を受けられずに逃している、月末の集計に何時間もかかっている、といった作業が上に来ます。

お客さまとの接点から整える

お客さまから見えるところは、効果が分かりやすく、最初に整えると続けやすい部分です。地図や検索に出る営業時間を正しくする、予約や問い合わせをネットでも受けられるようにする、といった作業です。地図に出る情報はGoogleビジネスプロフィールの登録で、予約の受け方は予約システムを自作する方法と選び方で説明しています。

記録を1か所にまとめる

顧客の名簿、売上、在庫がノートやアプリにばらばらにあると、あとで自動にしようとしても材料がそろいません。まずは置き場所を1つ決めます。小さなお店なら、表計算ソフトで始めるのも十分な方法です。作り方は顧客管理をスプレッドシートで始める方法にまとめています。

くり返しの作業を自動にする

記録が1か所にそろえば、毎月同じ形でくり返す作業を自動にできます。売上の集計、請求書の作成、予約の前日のお知らせなどです。表計算の集計はスプレッドシートの自動化、請求書は請求書の自動化の進め方で手順を紹介しています。

店舗DXを自分で進める場合と頼む場合の比べ方

店舗DXは、自分で進めることも、人に頼むこともできます。どちらが良いかはお店によって違います。費用だけでなく、かかる時間と、作ったあとに誰が面倒を見るかまで並べて比べてください。

既製のアプリ1つで困りごとが片づくなら、自分で進めるのが近道です。一方で、予約と名簿と集計をつなげたい、お店の流れに合う形がアプリにない、という段階では、頼んだ方が早く済むことがあります。日々の作業に生成AIを使う方法はChatGPTの業務活用で、表計算を自動にする仕組みはGoogle Apps Scriptでできることで紹介しています。

店舗DXを人に頼んだ方がよい条件

次の項目に多く当てはまるほど、自分で進めるより頼んだ方が、結果として時間もお金も無駄になりにくくなります。

反対に、困りごとが1つにはっきりしていて、それを解決する既製のアプリがある場合は、まず自分で試してみてください。試してみて、どこで止まったかが分かっていれば、頼むときの話も短く済みます。

店舗DXでつまずきやすい失敗と防ぎ方

仕組みづくりの相談を受けていると、道具を入れたあとに止まってしまうお店には共通点があります。どれも始める前に知っていれば防げるものです。

特に多いのが、最初の失敗です。予約、会計、顧客の名簿をそれぞれ別のアプリで管理し、毎晩3つの画面を見比べているお店は少なくありません。道具を選ぶときは「この記録は最後にどこに集まるか」を先に決めてください。

デジタル化にかかる費用と補助金の確かめ方

費用は、何を置き換えて、どこまでつなげるかで決まります。既製のアプリを使うなら月々の利用料が中心になり、お店の流れに合わせた仕組みを作るなら作業の量に応じた費用がかかります。仕組みを作る場合の費用の決まり方はWebアプリの開発費用で詳しく説明しています。

• 毎月かかるお金: アプリの利用料、決済の手数料、通信費
• 最初にかかるお金: 機器の購入、設定、仕組みづくり
• 見落としやすいお金: スタッフが慣れるまでの時間、紙と並行する期間の手間

国の補助金を使える場合もあります。ITツールの導入を支える制度は、デジタル化・AI導入補助金(旧IT導入補助金)として案内されています(出典: 中小企業庁・中小企業基盤整備機構「デジタル化・AI導入補助金」公式サイト)。対象になる道具、補助の割合、申請の時期は回ごとに変わるため、具体的な条件は公式サイトで確認してください。ホームページの補助金については小規模事業者持続化補助金でホームページを作る条件にまとめています。

請求書や領収書をデジタルでやり取りする場合は、データの保存の決まりもあります。電子帳簿保存法の取り扱いは、国税庁の「電子帳簿保存法関係」のページで確認してください(出典: 国税庁「電子帳簿保存法関係」)。

お客さまとの接点として、営業時間や予約の入口をまとめたホームページを持つ場合の費用はホームページ制作の費用相場で説明しています。uparia では、制作費0円・月額2,980円から(最低契約期間12か月)のホームページの月額プランがあり、24か月続ければサイトとドメインはお客様のものになります。料金の詳しい決まりは料金ページにまとめています。

今週から始められる店舗DXの最初の一歩

自分で進めるにしても頼むにしても、最初にやることは同じです。次の3つを済ませておけば、どちらに進んでも無駄になりません。

この3つがそろえば、自分で進める場合は最初に置き換える作業が決まり、頼む場合は打ち合わせが短く済みます。小さなお店で取り入れやすい使い方はAI業務効率化の事例でも紹介しています。

uparia では、仕事の書き出しから、予約や名簿、集計をつなぐ仕組みづくりまでを相談できます。何から手をつけるか決まっていない段階でも、小さな会社向けのAI導入支援と業務自動化の資料で、頼める範囲と進め方を確かめられます。