AI導入支援を小さな会社に。業務自動化の相談から仕組みづくりまで

AIは、入れれば何でも片づく道具ではありません。今の仕事のどこに手間がかかっているかを先に確かめ、AIを使うところ、使わずに自動化するところ、今のままでよいところを分けてから作ります。始める順番の考え方はAIによる業務効率化の進め方でも説明しています。

• 01

  AIの使いどころを洗い出す業務の聞き取り

  1日、1週間、1か月の仕事の流れを聞き取り、くり返している作業、ミスが起きやすい作業、時間がかかる作業を書き出します。そのうえで、AIに任せるもの、スプレッドシートの関数やGASで自動化するもの、今のままでよいものに分けます。AIを使わない方が早い作業は、そうお伝えします。

• 02

  業務自動化の依頼は、集計や転記、通知から

  フォームの回答をスプレッドシートにまとめる、決まった集計を毎朝作る、締め切りの前にチャットやメールで知らせる、といった自動化を作ります。Slack、Discord、メール、Notionなど、今お使いのツールとつなぐこともできます。

• 03

  スプレッドシート自動化の依頼とGASの外注

  Googleスプレッドシートで仕事を回している会社では、GASで転記や集計の手作業を減らせる場面があります。GASには1回の実行時間などの上限があり、その上限は予告なく変わることがあると公式に案内されているため(Google「Google サービスの割り当て」)、データの量が多い作業は上限に当たりにくい作りにするか、別の方法をご提案します。できることの例はGoogle Apps Scriptでできることでも紹介しています。

• 04

  文書づくりや下書きにAIを組み込む

  見積書や報告書、メールの返信、商品の説明文の下書きなどを、AIで作る仕組みを作ります。AIの文章には誤りが混ざることがあるため、人が確かめてから使う手順を最初から組み込みます。

• 05

  業務自動化を外注しても、社内に残るもの

  作った仕組みには仕様書と読めるコードを残し、操作の手順書をお渡しします。担当の方が替わっても使い続けられるよう、どのシートやファイルが何をしているかを書き残します。

• 06

  社内でAIを使うときの決めごと

  AIに入れてよい情報といけない情報、使ってよいサービス、出てきた文章の確かめ方を、社内向けの短いルールにまとめます。考え方はChatGPTの業務活用でも説明しています。

AI活用や業務自動化は、料金表に決まった金額を置かず、作業の内容ごとにお見積りします。費用が決まる主な要素は、自動化する作業の数と手順の複雑さ、つなぐツールの数、扱うデータの量、AIのサービスを組み込むかどうか、手順書や社内向けの説明の範囲です。AIのサービスやツールの月額の利用料が別にかかる場合は、お見積りの段階でお伝えします。お見積りには内訳と納期を明記し、作業が増えるときは着手前にご相談します。

まず1つの作業を小さく自動化して試し、効果を確かめてから広げる進め方にすると、最初の費用を抑えられます。 表示価格はすべて税込です。組み合わせや規模により変わる場合は、ご発注前に無料でお見積りします。

いきなり大きな仕組みを作らず、1つの作業から小さく作って試し、使いながら直していく進め方を基本にしています。

1. 01

   お問い合わせ

   フォームかメールでご連絡ください。どの作業に使えるか分からない段階でもかまいません。

2. 02

   業務の聞き取り

   今の仕事の流れ、使っているツールやファイル、手間がかかっている作業をうかがいます。実際の画面やファイルを見せていただくと、話が早く進みます。

3. 03

   進め方とお見積り

   自動化する作業と、自動化しない作業を分けた案と、内訳と納期を書いたお見積りをお出しします。

4. 04

   小さく作って試す

   まず1つの作業を自動化し、実際の仕事で使っていただきます。使いにくいところや、想定と違ったところを直します。

5. 05

   引き渡しと手直し

   仕様書と操作の手順書をお渡しします。社内で使うときの決めごともまとめ、使い始めてからの手直しや、次の作業の自動化もご相談いただけます。