中小企業のAI業務効率化は何から始める？順番と向いている業務

業務効率化とは、仕事の手間とミスを減らすこと

業務効率化とは、同じ成果を出すためにかかる時間や手間、ミスを減らすことです。速く終わらせることだけが目的ではありません。手作業の写し間違いが減る、担当者がいなくても仕事が回る、お客さんへの返事が早くなる、といった変化も業務効率化に含まれます。

小さな会社では、1人が営業も経理も事務もこなしていることが多く、「忙しいのは分かっているが、何に時間を取られているのか分からない」という状態になりがちです。AIは業務効率化の道具の1つですが、どの仕事に使うかが決まっていないと、試しに触って終わってしまいます。

表の上から順に考えるのがコツです。やめられる作業をAIで速くしても意味はありませんし、情報がばらばらのままでは、AIに渡す材料もそろいません。AIに任せるのは、やめる・まとめる・型にするを考えたあとに残った作業です。

業務効率化と生産性の向上の違い

似た言葉に「生産性の向上」があります。生産性の向上は、使った時間やお金に対して、どれだけの成果を生んだかを高めることで、売上や付加価値を増やす取り組みも含みます。業務効率化はその手前にある、ムダな手間を減らす取り組みです。小さな会社では、まず業務効率化で時間を空け、その時間をお客さんへの対応や新しい仕事に回すことで、結果として生産性が上がる、という順番になることが多いです。

小さな会社が業務効率化で得られること

• 社長や担当者が、事務作業より本業やお客さんへの対応に時間を使えるようになる
• 写し間違いや送り忘れが減り、お客さんからの信頼を損ねにくくなる
• 仕事の手順が見える形になり、担当者が休んでも回るようになる
• 新しく入った人に仕事を教えるときの手間が減る

AIで業務効率化を始める前に、仕事を書き出す

最初の一歩は、ツールを開くことではなく、自分や社員がくり返している仕事を書き出すことです。1週間ほど、何にどれくらい時間を使ったかをメモするだけでも、手間のかかっている作業が見えてきます。

書き出すときに残しておきたい4つのこと

• 仕事の名前(例: 見積書の作成、問い合わせへの返信、月末の売上の集計)
• どれくらいの頻度か(毎日、毎週、毎月)と、1回にかかる時間のおおよそ
• 使っている道具と情報の置き場所(紙、メール、表計算、会計ソフトなど)
• 困っていること(写し間違いが多い、担当者しかできない、急ぎで頼まれると止まる)

書き出してみると、時間がかかっているのは、意外にも「探す」「写す」「確かめる」といった作業だったと気づくことがよくあります。こうした作業は、AIよりも、情報を1か所に集めたり、表計算の仕組みを整えたりする方が早く片づく場合もあります。

選ぶのは「くり返す」「手順が決まっている」「失敗しても直せる」仕事

書き出した中から最初に試す仕事を1つ選びます。選ぶ基準は、くり返し発生すること、手順がだいたい決まっていること、そして失敗してもすぐに気づいて直せることです。お客さんへの請求金額や契約の内容のように、間違えると影響が大きい仕事は、最初の練習台には向きません。

中小企業のAI業務効率化は小さく始める順番で進める

試す仕事が決まったら、次の順番で進めます。大きな投資や全社での導入は、小さく試してうまくいったことを確かめてからでも遅くありません。

3つ目の「情報の扱いの決まり」は、後の章で詳しく説明します。AIのサービスに何を入力してよいかを決めないまま社員が使い始めると、お客さんの個人情報や取引先の情報を、意図せず外のサービスに渡してしまうおそれがあります。

4つ目で前と後を比べるときは、「1回にかかった時間」「やり直しの回数」「担当者以外でもできたか」のように、自分の会社で測れることを測ります。ほかの会社の効果の数字を当てはめても、自分の会社に合うかは分かりません。

試す期間と人数の決め方

試す期間は、その仕事が何回かくり返される長さにします。毎日の仕事なら2〜3週間、毎月の仕事なら2〜3か月が目安です。人数は、その仕事を普段している人と、仕組みに慣れていない人の2人くらいがちょうどよい組み合わせです。慣れていない人でも同じ結果が出せれば、手順として広げられる見込みが立ちます。

試している間は、うまくいったことだけでなく、つまずいたことや手直しが必要だったことも記録します。この記録が、5つ目の手順書のもとになります。

AIの業務効率化に向いている業務、向いていない業務

AIと一口に言っても、文章を作る、要約する、画像を読み取る、データを分類するなど、得意なことはいろいろです。小さな会社でよく使われているのは、文章を作ったり整えたりするAIで、下書きや要約、言い換えを任せる使い方です。

AIの答えは「下書き」として扱う

文章を作るAIは、事実と違う内容をもっともらしく書くことがあります。お客さんに送るメールや、ホームページに載せる文章をAIに作らせた場合も、送る前・載せる前に人が読み、事実や数字、言い回しを確かめる手順を必ず入れてください。AIに任せるのは下書きまで、送るかどうかの判断は人、と決めておくと安心です。

AIへの頼み方で結果が変わる

文章を作るAIは、頼み方が具体的なほど、使える下書きを返してくれます。「お礼のメールを書いて」だけでなく、次のような情報を添えると、直す手間が減ります。

1. 誰に向けた文章か(初めて問い合わせてきた個人のお客さん、長く付き合いのある取引先など)
2. 何のための文章か(見積もりの送付、日程の調整、お詫びなど)
3. 入れてほしい事実(日程の候補、金額の有無、次にしてほしいこと)。個人情報は伏せて書く
4. 長さと言葉づかい(短めに、丁寧に、専門用語を使わずに、など)
5. 参考にしたい過去の文面があれば、その型

うまくいった頼み方は、社内で共有できる「頼み方のひな形」として残しておくと、誰が使っても同じくらいの下書きが出るようになります。これも業務効率化の型にする取り組みの1つです。

AIに任せる前に正しい材料をそろえる

よくある質問への答えや商品の説明文をAIに作らせるときは、元になる正しい情報がそろっているかで、出てくる文章の質が決まります。料金表が古いまま、手順が人によって違う、という状態では、AIはその食い違いをもっともらしくつないでしまいます。AIを使う前に、料金、手順、決まりごとを1か所にまとめ、どれが最新かをはっきりさせておくことが、遠回りに見えて近道です。

小さな会社でよく相談される使い方

制作や自動化の相談の中では、問い合わせへの返信の下書き、見積もりや提案書のたたき台、会議や面談の記録の要約、商品やサービスの説明文の作成、といった使い方がよく話題に上ります。どれも、最後に人が確かめれば直せる仕事です。業種ごとの具体的な使い方はAIで業務効率化した事例で、ChatGPTを仕事で使うときの始め方はChatGPTの業務での活用で説明しています。

AIだけに頼らない業務効率化の道具の選び方

業務効率化の道具はAIだけではありません。手間の原因が「同じ情報を何度も写している」「集計に時間がかかる」ことなら、表計算の関数や自動化の仕組みの方が、AIより確実で安く済むことがよくあります。仕事の中身に合わせて道具を選んでください。

たとえば「毎月、問い合わせの一覧を表計算にまとめ、件数を数えて社長に報告している」という仕事なら、フォームの回答を自動で表にためる、件数を関数で数える、決まった日に自動でメールを送る、という組み合わせで、AIを使わずに手間を減らせます。そのうえで、問い合わせの中身を分類する部分だけAIに任せる、という使い方もあります。

お店や教室のように、予約、会計、在庫、顧客の管理など現場の仕事が多い業種では、どこからデジタルにするかの順番も大切です。店舗の仕事をデジタルにしていく順番は店舗のDXで説明しています。

表計算で続けるか、システムにするかの目安

表計算は手軽に始められる反面、使う人やデータが増えると、誰かが式を壊してしまう、同時に編集して食い違う、といった困りごとが出てきます。複数の人が同じ情報を毎日さわる、スマホから入力したい、お客さんにも画面を使ってもらいたい、といった段階になったら、小さな業務アプリやシステムに移すことを考える時期です。最初から大きなシステムを作るより、表計算で手順を固めてから移す方が、作るものがはっきりして費用も読みやすくなります。

情報の扱いと社内ルールを先に決める

AIを仕事で使うときにいちばん気をつけたいのは、何を入力するかです。外部のAIサービスに入力した内容が、サービスの側でどう扱われるかは、サービスや契約の種類、設定によって違います。社員が思い思いに使い始める前に、会社としての決まりを作っておきます。

個人情報を入力するときの注意

個人情報保護委員会は、事業者が生成AIサービスに個人情報を含む内容を入力する場合、利用目的の範囲内であることを十分に確かめるよう注意を呼びかけています。また、本人の同意なく個人データを入力し、それが応答の出力以外の目的で扱われると法律に違反するおそれがあるため、入力した個人データが機械学習に使われないことなどを十分に確かめるよう求めています。(出典: 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」)

取引先の資料や社内の数字も同じように扱う

気をつけたいのは個人情報だけではありません。取引先から預かった図面や資料、まだ公開していない商品の情報、社内の売上や給与の数字も、外部のサービスに入力するかどうかを慎重に決めます。取引先との契約で、預かった情報の扱いが決められていることもあります。迷う情報は入力しない、名前や数字を伏せてから入力する、という決まりにしておくと、判断に迷う場面が減ります。

作ったものの権利と、AIを使う側の心がまえ

AIで作った文章や画像を広告やホームページに使うときは、既存の作品に似ていないかにも気をつけます。文化庁は、AIと著作権の関係について考え方を整理した資料を公表しています。(出典: 文化庁「AIと著作権について」)また、総務省と経済産業省は、AIを開発する側、提供する側、使う側の役割ごとに取り組むことを示した「AI事業者ガイドライン」を公表しています。使う側の会社にとっても、決まりを作るときの参考になります。(出典: 総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン」)ガイドラインは改訂されることがあるので、最新版は公式サイトで確かめてください。

社内での使い方の決めごとの例はChatGPTの業務での活用でも紹介しています。決まりは一度作って終わりではなく、使い方が増えたり、サービスの規約が変わったりしたら見直します。

業務効率化がうまくいかないときによくあるつまずき

業務効率化の取り組みは、始めることより続けることの方が難しいものです。小さな会社でよく見かけるつまずきと、その避け方をまとめます。

とくに多いのが、仕組みを作った人にしか分からない状態です。表計算の複雑な関数や自動化の仕組みは、作った本人が異動したり辞めたりすると、誰も直せなくなります。手順書と、どこに何があるかのメモを残しておくだけでも、困る場面はぐっと減ります。

また、業務効率化で浮いた時間を何に使うかを決めておくと、取り組みが続きやすくなります。お客さんへの対応に回す、新しいサービスの準備に使う、残業を減らす、といった目的があると、社員にとっても自分ごとになります。

社員に使ってもらうための工夫

• 最初は社長や責任者が自分で使ってみせ、どんな仕事が楽になったかを話す
• 使い方の説明は長い資料より、1つの仕事の手順を画面の写真付きで1枚にまとめる
• うまくいった頼み方や使い方を、社内で共有する場所を作る
• 使わない人を責めず、困っていることを聞いて手順を直す

新しい道具は、使う人が「前より楽になった」と感じられないと定着しません。最初に選ぶ仕事を、社員がいちばん面倒に感じている作業にすると、協力を得やすくなります。

業務効率化の成果を自分の会社の物差しで確かめる

業務効率化の成果は、ほかの会社の数字ではなく、自分の会社の前と後で比べます。比べ方を始める前に決めておかないと、なんとなく楽になった気がする、で終わってしまいます。

• 時間: 1回の作業にかかった時間、月にかかった合計の時間
• ミス: 写し間違いや送り間違い、やり直しの回数
• 人: 担当者以外でもできるようになったか、休みの日に止まらなくなったか
• お客さん: 返事までの時間、問い合わせへの対応の漏れ

時間の記録は、細かく測らなくてもかまいません。作業を始めた時刻と終えた時刻をメモする、1週間に何回その作業をしたかを数える、といった簡単なやり方で十分です。始める前と同じやり方で記録することだけは守ってください。やり方が変わると、前と後を比べられなくなります。

数字にしにくいものは、担当者に「前より楽になったか」「困ったことはないか」を聞くだけでもかまいません。うまくいかなかった場合も、やめる判断ができたこと自体が収穫です。無理に続けず、次の仕事で試します。

自分で進める範囲と、相談した方がよい範囲

文章を作るAIを使った下書きや要約、表計算の簡単な関数は、自分たちで十分に始められます。一方で、複数のサービスをつなぐ自動化や、社内の情報を使って答えるAIの仕組みは、作るのにも直すのにも専門の知識が要ります。自分で進める場合と相談する場合を比べておきます。

相談した方がよいのは、仕組みを作る人が社内にいない、作ったあとに直せる人がいない、お客さんの情報を扱うので安全に作りたい、といった場合です。相談するときは、この記事の最初で書き出した仕事の一覧と、困っていること、使っている道具を持っていくと、何を自動にできるかの話が早く進みます。

とくに大切なのは、作ったあとのことです。自動化の仕組みは、つないでいるサービスの仕様が変わると動かなくなることがあります。直す人がいない仕組みは、止まったときにかえって手間を増やします。

小さな会社のAI活用と業務の自動化をどう進めるか、作るものと進め方はAI導入支援と業務自動化で紹介しています。料金は作るものによって変わるため、内容をうかがってからのお見積りになります。

AIと業務効率化をさらに詳しく知りたいときの記事一覧

AIと業務効率化について、テーマごとに別の記事で詳しく説明しています。書き出した仕事に近いものから読んでみてください。

• AIで業務効率化した事例:小さな会社で使えるAIの具体的な使い方
• ChatGPTの業務での活用:仕事での使い方と、社内で使うときの決めごと
• スプレッドシートの自動化:関数、GAS、AIで手作業を減らす方法
• Google Apps Scriptでできること:GASでできることの具体例と限界
• スプレッドシートでの顧客管理:顧客管理の始め方と、システムに移す目安
• 請求書の自動化:請求書の作成を自動にする方法
• 予約システムの自作と導入:予約の受付を仕組みにする方法と費用の考え方
• 店舗のDX:店舗の仕事をデジタルにする順番

業務の自動化や小さな業務アプリの開発は、uparia でもご相談を受けています。何を自動にできるか分からない段階でも、AI導入支援と業務自動化で進め方を確かめていただけます。